Khởi nghiệp: Kiểm soát quá trình tạo ra sản phẩm

Vận Hành Doanh Nghiệp, mệt mỏi nhất, có lẽ không gì khác là khâu tạo ra sản phẩm cho khách hàng, nhất là anh em làm sản xuất, dù là SP gì, mô hình gì thì đều nhiều vấn đề và chung quy, nhức cái đầu.
 
AdvertisementADS

Từ sản xuất ra 1 phần mềm cho khách hàng theo yêu cầu (gia công phần mềm) cho đến SP hữu hình cụ thể như 1 chai mật ong, thì nếu đầu tư 1 nhà xưởng làm bài bản, thì quản lý vô cùng phức tạp.

Thứ 1, vì nhà xưởng là nơi tập trung đông nhóm Lao Động Phổ Thông, mà nhóm nhân sự này thì kiểu dặn gì thì làm đó, ý thức tự làm chủ công việc rất kém, đòi hỏi nếu không có sự rõ ràng trong quản trị, thì người chủ rất dễ mệt mỏi.

Thứ 2, vì làm ra sản xuất rất nhiều khâu, nên thất thoát và tốn kém chi phí rất khó tránh, dù đôi khi là những hao phí vô cùng nhỏ nhặt, nên cần hệ thống rõ ràng trong việc tạo ra sản phẩm.

Ở đây, không đề cập đến những nhà máy lớn, với các hệ thống quản trị chuẩn mực, rồi kiểm soát chất lượng theo ISO này nọ, nghe nó đao to búa lớn.  Nhưng chí ít, ta kiểm soát đơn giản xoay quanh các khía cạnh tạo ra SP.

1 - Quản Lý Sản Phẩm Thành Phẩm

Để tránh quá lệ thuộc vào tay nghề và kinh nghiệm riêng từng người thợ (sẽ dẫn đến lỗi khi 1 thợ mới bắt đầu làm), thì nên có:

- Mã Chủng Loại SP. 

- File Mô Tả rõ ràng về từng SP khi thao tác.

- Công Thức làm ra từng SP (có định lượng càng tốt).

Chưa bàn đến những kỹ thuật quản lý cao siêu, chí ít phải tồn tại 3 điều này cho người thợ cái đã.  

Ví Dụ: 1 sản phẩm là Ly In Hình.

- Bảng mô tả từng dòng Ly mà xưởng In sẽ in lên Ly.

- Kỹ thuật thao tác in ấn trên từng loại (Ly nhựa, sứ, thủy tinh)

- Công thức in (cách dán hình lên ly, cách đặt ly vào máy, ...)

Xa hơn, có thể thiết lập việc quản lý sản phẩm:

- Tiêu chuẩn chất lượng 

- Quy định đóng gói thành phẩm.

- Quy định an toàn lao động.

- Quy định vệ sinh. 

Với ví dụ trên, có thể sẽ cần:

- Quy định chất lượng: hình in trên Ly, độ sáng bóng của men sứ.

- Quy định đóng gói: đặt trong hộp carton size 10 x 10cm.

- Quy định an toàn lao động: đeo bao tay chống nhiệt khi làm.

- Quy định vệ sinh: dọn vệ sinh cuối ca trước khi về ngay chỗ máy.

Thực tế, sẽ viết rất nhiều cho mỗi hạng mục này, đây chỉ là ví dụ anh em dễ hình dung hơn.

2 - Quản Lý Máy Móc

- Bản Mô Tả Đặc Thù Từng Dòng Máy.

- Sơ Đồ Bố Trí Nhà Xưởng. 

- Sơ Đồ Dây Chuyền (nếu SX theo tiến trình)

- Quy định sử dụng từng máy móc/thiết bị.

- Quy định về Điện.

- Quy định về Bảo Trì Thiết Bị định kỳ.

- Năng suất từng dòng máy/thiết bị.

Ví Dụ với những máy in trong 1 xưởng in, để bảo vệ tránh nghẽn đầu phun, bạn phải cho in tối thiểu vài bản in/ngày để không xảy ra nghẹt đầu phun. Vậy thì đây là 1 quy định cần có trong quy định về bảo trì thiết bị ở xưởng.  Thợ nó không quan tâm và chăm chút máy móc chúng ta mua đâu, nếu không có quy định cụ thể cho họ làm theo.  

Việc theo dõi năng suất từng máy, giúp ta tính được khả năng xử lý đơn hàng thấp nhất và cao nhất của xưởng là bao nhiêu, từ đó tính toán được cần bao nhiêu đơn hàng bình quân mang về. Tránh nhiều quá thì làm không xong, ít quá thì uổng phí công suất của máy móc mua. 

3 - Đội Ngũ Thợ 

Anh em cần cho nhóm thợ của mình rõ: thợ nào làm việc gì, phụ trách khâu nào trong tiến trình sản xuất (nếu sản xuất theo dạng dây chuyền), nôm na cần sự phân công lao động thực sự rõ ràng, có cả năng suất lao động yêu cầu đi kèm càng tốt.

Ví dụ trong 1 Ca, em phải xử lý ép nhiệt 50 cái áo thun cần in cho anh để kịp tiến độ đơn hàng bình quân, đừng để siêng thì nó làm nhanh, buồn tình nó làm chậm, chúng ta bị trễ đơn hàng.

AdvertisementADS

Nhất thiết, phải có 1 bản nội quy nhà xưởng, đi kèm quy định về an toàn lao động vì nơi này dễ xảy ra tai nạn vô cùng.

4 - Môi Trường 

Môi trường làm ra sản phẩm có thể quá bụi bặm, quá mất vệ sinh, quá độc hại (như mấy xưởng làm quần jeans khi phun màu độc cực kỳ), quá nóng, quá lạnh,...  nói chung sẽ đều ảnh hưởng đến sức khỏe và năng suất cả ngắn hạn lẫn lâu dài của nhóm thợ, và cả chính anh em, nếu ban đầu anh em vô xưởng 24/7 cùng thợ (do mới khởi nghiệp mà).

Nói chung, cần có giải pháp xử lý cho vấn đề môi trường làm việc ngay từ đầu, thông qua 1 quy định, đi kèm là máy móc - phương tiện hỗ trợ (ví dụ nóng thì đầu tư dàn quạt, nhưng mở khi nào, khi nào tắt thì là quy định kiểm soát).

Thứ 2 làm rủi ro về cháy nổ ở nơi làm việc

Anh em nên có 1 quy định rõ ràng cho việc này từ đầu.

Bên cạnh đó là 1 kịch bản xử lý khi xảy ra sự cố, tránh lúc cháy, tụi nó chạy hết mẹ ra ngoài, bỏ mặc xưởng anh em bị cháy, chỉ có mình là tán gia bại sản (may có mua bảo hiểm thì còn đỡ). Và nên khoán trách nhiệm về phòng cháy chữa cháy cho 1 người cụ thể trong xưởng, ví dụ như trưởng ca.

Với 1 số ngành đặc thù anh em, có thể liên quan thêm về xử lý chất thải ra môi trường. 

5 - Chi Phí Sản Xuất 

Cái này, ngay từ đầu anh em cần xây dựng 1 file tài chính theo dõi về giá thành sản xuất, hoặc nên có 1 kế toán chuyên trách cho việc này.  Rất nhiều anh em là hộ cá thể nhỏ lẻ, tính toán giá SP không cụ thể, chưa cộng các hao phí vô hình, dẫn đến bán SP không có lời mà không hề hay biết. 

Theo Dõi Lời Lỗ theo từng dòng SP mà anh em làm ra, để đánh giá hiệu quả cụ thể theo SP, tránh chỉ nhìn về doanh thu và chi phí cả tổ chức, quá rộng. Vì có những SP, đôi khi càng làm càng lỗ chứ không đùa đâu.

6 - Phương Pháp Làm Ra Sản phẩm

Cần nắm được kỹ thuật tao ra SP mà đạt tiêu chí chất lượng tốt nhất ở mục 1, để chuẩn hóa phương pháp làm.

Thiết Kế Cách Làm Theo Lưu Đồ Từng Bước.

Vì đặc thù công việc này lặp đi lặp lại mỗi ngày. 

Giúp ta có quy trình tạo ra từng dòng SP một.

Ví Dụ với 1 xưởng in:

- Quy Trình Bế Giấy

- Quy Trình Cắt Giấy

- Quy Trình Cán Màng 

Bất kỳ thợ nào cũng tuân theo, dù nhiều hay ít kinh nghiệm.

7 - Nguyên Vật Liệu 

Cần phân tích mỗi SP cần có những Nguyên Vật Liệu gì.

Thống nhất và xây dựng quy cách chuẩn cho từng NVL đầu vào.

File theo dõi từng nhà cung cấp về quy cách

(theo thời gian, NCC nào có NVL kém sẽ bị loại)

Viết quy định về bảo quản NVL rõ ràng

Cần có 1 người chịu trách nhiệm đảm bảo NVL nhập về đúng quy cách công ty đã xây dựng.

Cuối cùng, trong quá trình vận hành xưởng, sẽ luôn không tránh khỏi sơ sót, do đó cần theo dõi và quản lý chặt chẽ: 

- Theo dõi các hao hụt khi sản xuất, chốt được định lượng.

- Theo dõi năng lực làm của thợ, chốt năng suất lao động.

- Theo dõi máy móc chạy, chốt công suất sản xuất thực tế.

- Theo dõi lượng đơn hàng, chốt lượng NVL nhập bình quân.

- Theo dõi quá trình sản xuất, chốt thời gian ở từng khâu.

Việc này giúp bạn tối ưu hóa hơn hoạt động sản xuất.

Và sau này khi nhà xưởng lớn hơn về quy mô - sản lượng - đội ngũ, có thể nghĩ tới các phương pháp phức tạp hơn để kiểm soát như Kaizen, 5S, TQM, ISO,...  

Cá nhân mình, mình thấy quản trị nhà xưởng mệt về tiến trình, kiểm soát quy trình; còn khi quản lý đội ngũ back office thì mệt về kiểm soát mục tiêu. Nói chung dù là Back Office Team, hay Operation Team thì đều mệt như nhau, chỉ có cách xây từ từ bài bản, chuẩn chỉnh thì mới đỡ vất vả khi quản lý sau này. Chúc anh/chị/em thành công.

 

- Nguyễn Tuấn Hùng -

AdvertisementADS