Series Ceo Talks: Viết tài liệu quản lý doanh nghiệp

Việc quản trị doanh nghiệp luôn là bài toán đau đầu cho bất kỳ ai làm chủ một công ty đang tăng trưởng: có nhiều nhân viên, nhiều cơ sở.
 
AdvertisementADS

Nó gồm 3 đầu việc lớn:

- Xây Dựng Tài Liệu để Quản Lý Công Ty.

Nền móng hình thành Hệ Thống Quản Lý Doanh Nghiệp (Business Management System, BMS)

- Tổ Chức Lập Kế Hoạch và Chỉ Tiêu Đội Ngũ.

Có thể tổ chức theo các mô hình như OGSM, BSC - KPI, OKRs... tùy lựa chọn của người chủ và các nhà quản lý. Tuy nhiên, tất cả phải tuân theo chính sách quản lý của BMS.

- Quản Lý Đội Ngũ theo Hệ Thống BMS.

Các nhà quản lý cấp trung sẽ phải giao việc, kiểm tra, đánh giá đội ngũ như trách nhiệm của họ vẫn làm, nhưng không dựa trên cảm tính mà tuân theo hệ thống BMS, không có việc lạm quyền vô cớ, quan liêu (nếu BMS xây chặt chẽ). Toàn bộ đội ngũ cũng thế, làm việc phải bám theo các quy định công ty đã lên, làm việc đúng quy trình.

Hiểu điều này, chúng ta sẽ thấy rõ vai trò của mình hơn, và hiểu tại sao nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp khó khăn trong quản lý đội ngũ.

Câu chuyện thường gặp là sau khi kinh doanh 1 thời gian, chúng ta bắt đầu mở rộng thuê mướn nhiều cơ sở và nhân viên. Một số bộ phận bắt đầu có quản lý cấp trung. Chúng ta gặp 1 số vấn đề sau

- Nhà quản lý, mỗi người quản lý theo 1 kiểu khác nhau, có người thì xấu tính bảo vệ ghế của mình rồi hay chèn ép đội ngũ, nhất là các phân xưởng sản xuất.

- Các cơ sở ở xa người chủ ít đến thì làm việc lề mề, vô kỷ luật, sản phẩm sản xuất luôn bị hư hao nhiều, tham nhũng, ăn cắp trong nội bộ diễn ra,...

Vậy nên, trước khi dự định mở rộng kinh doanh, hay mướn ai đó vô quản lý thay mình, bạn phải xây dựng được bộ tài liệu quản lý doanh nghiệp cho mình nhé, từ đó các nhà quản lý được thuê vào sẽ kế thừa để quản lý đội ngũ theo tiêu chuẩn bạn đặt ra, rồi tiếp tục bổ sung thêm các quy định chi tiết hơn vào hệ thống cho bạn dựa trên chuyên môn sâu của họ.

Thế nên, khi bạn vào 1 DN lớn, bạn sẽ choáng ngợp vì tài liệu quản lý của họ đồ sộ và vô cùng chặt chẽ. Tôi từng tiếp xúc 1 DN lớn, nội việc viết bài trên website cho họ, tôi cũng phải tuân thủ 1 quy định dài tới 14 trang giấy, đi kèm là những ràng buộc trách nhiệm về pháp lý nếu tôi làm sai gây hậu quả vô cùng chi tiết. Tôi chỉ biết nói là quá chuyên nghiệp.

Vậy xây dựng BMS?

1 - Phân Tích và Thống Kê Các Hoạt Động

Ví dụ bạn là 1 công ty phân phối thủy hải sản, vậy để một công ty vận hành được thì doanh nghiệp bạn cần tổ chức những đầu việc gì ở đây? Giả sử có thể là:

- Tìm kiếm khách hàng (đầu ra Doanh Nghiệp)

- Tiếp nhận và Xử Lý Đơn Đặt Hàng.

- Thu mua thủy hải sản.

- Sơ chế thủy hải sản.

- Điều phối xe ra điểm thu mua.

- Vận chuyển hàng ở nơi thu mua về kho.

- Nhập kho và lưu trữ.

- Cấp đông sản phẩm.

- Xuất kho đưa hàng lên xe.

- Điều phối xe giao hàng đến khách.

- Điều phối xe về lại kho.

- Thu hồi công nợ khách hàng

- Thanh toán công nợ nhà cung cấp

... vân vân

2. Thiết Kế Công Việc cụ thể từng hoạt động

Nếu trước đây hoạt động này dù đã diễn ra rồi, bạn vẫn phải làm công tác này, để đảm bảo sau này bất kỳ ai đảm nhiệm thực hiện hoạt động đó đều làm nhất quán như nhau, dễ kiểm soát.

Hãy luôn đặt câu hỏi cho từng hoạt động

- Hoạt động đó thực hiện những gì?

- Hoạt động đó liên quan những ai?

- Hoạt động đó cần có kết quả thế nào?

Với ví dụ trên ở công ty phân phối, tôi sẽ tự hỏi là hoạt động tiếp nhận đơn hàng sẽ tiếp qua đâu? tiếp như thế nào? tư vấn xong thì bàn giao cho ai?

3 - Vẽ lưu đồ dòng chảy công việc toàn tổ chức

Lúc này tôi sẽ sắp xếp thứ tự ưu tiên từng hoạt động bên trên vào 1 bức tranh lớn, để nhìn ra được từ lúc bắt đầu có khách hàng đến khi hoàn tất công việc cho khách và lấy tiền thì tôi phải đi qua tất cả những hoạt động nội bộ gì, cái nào trước và sau.

Lưu đồ sẽ giúp cho 1 cá nhân trong tổ chức biết mình đóng vai trò gì trong tổ chức, mình nhận dữ liệu từ ai và bàn giao công việc của mình cho ai kế tiếp trong lưu đồ.

Quan trọng hơn hết cả, lưu đồ giúp bạn tính được tổng thời gian cung ứng cho 1 đơn hàng.

4 - Sắp xếp Cơ Cấu Tổ Chức

Lúc này bạn sẽ gom 1 số hoạt động có cùng chức năng giống nhau về cùng 1 bộ phận.

Với ví dụ trên, cơ cấu có thể là

- Bộ phận admin

- Bộ phận thu mua

AdvertisementADS

- Bộ phận Vận Tải.

- Bộ phận kho.

- Bộ phận sales.

- Bộ phận kế toán 

5 - Quy định về Chức Năng và Nhiệm Vụ

Từng Bộ Phận trong cơ cấu tổ chức

Vì 1 bộ phận là gom từ nhiều hoạt động có hình thức giống nhau, nên lúc này chúng ta quy định rõ vai trò, quyền hạn của mỗi bộ phận. Việc này giúp dễ giải quyết khi xảy ra sự cố làm cả dòng chảy công việc bị đình trệ. 

Ví dụ: nếu bạn đã quy ước rất rõ chức năng bộ phận kho là lưu trữ hàng được mua về trong điều kiện hàng không bị hư hỏng để tiến hành cấp đông. Đảm bảo đủ số lượng như thu mua đã bàn giao

Vậy nếu đã nhập kho, sau đó vài giờ phát hiện có lô hàng bị hư hỏng, hay lô hàng bị thiếu trong kho thì 100% lỗi ở Kho. Còn việc bạn quên kiểm số lượng hay quên đánh giá chất lượng khi nhận hàng là do bạn làm việc thiếu trách nhiệm. 

Còn nhiệm vụ chính là những hoạt động trong lưu đồ mà bạn chọn những hoạt động giống nhau về cách làm chuyên môn để gom vào 1 bộ phận. Lúc này hãy mô tả rõ ở đây.

Ví dụ: cũng ở công ty phân phối theo ví dụ chính của bài, phòng vận tải nếu theo các đầu việc đã liệt kê trong lưu đồ, sau khi gom các công việc liên quan vận tải lại, sẽ có 4 nhiệm vụ như sau

- Điều phối xe ở kho ra điểm thu mua.

- Vận chuyển hàng từ nơi thu mua về kho 

- Vận chuyển hàng từ kho đi giao khách.

- Điều phối xe về lại kho.

6 - Mô Tả Nghiệp Vụ 

Từng Bộ Phận trong cơ cấu tổ chức

Dựa trên mục số 2 (phân tích, thiết kế công việc) và nắm rõ những hoạt động chính của bộ phận theo mục số 5. Lúc này ta cần mổ xe cụ thể từng nhiệm vụ sẽ làm những nghiệp vụ gì để hoàn thành nhiệm vụ đó.

Ví dụ: dựa trên via dụ ở mục 5, phòng vận tải. Ta sẽ mô tả từng nhiệm vụ trong 4 nhiệm vụ phòng vận tải ra cụ thể hơn.  như nhiệm vụ chở hàng từ kho đến khách hàng có thể sẽ là:

- Tiếp nhận hàng bàn giao từ kho.

- Nhận phiếu giao hàng từ phòng admin.

- Kiểm tra danh mục và số lượng hàng hóa.

- Kiểm tra tình trạng xe (hư hỏng, xăng,...)

- Tiếp nhận lộ trình vận tải.

Mục số 6 này giúp nhà quản lý cấp trung nắm rất rõ việc cần phải làm cho bộ phận mình quản lý, từ đó quản lý đội ngũ hiệu quả hơn.

7 - Xây Dựng Chính Sách

Cho cả tổ chức (áp dụng mọi bộ phận) và cho riêng từng bộ phận (chính sách riêng).

Chính sách là gì? là tài liệu hướng dẫn, giúp mỗi cá nhân khi làm việc theo mô tả nhiệm vụ của bộ phận và phối hợp các bộ phận # theo lưu đồ công việc sẽ dễ dàng hơn, nhất là tính chủ động cao hơn tự xử lý được, không gây đình trệ luồng công việc cả tổ chức.

Ví dụ: giả sử tài xế đến giao cho khách, khách kêu chờ 3h sau mới lấy được? tính sao đây.

mà chờ thì về kho trễ, kéo cả 1 dây chuyền phía sau chờ đợi trễ tiến độ?

Đi kèm trong mỗi chính sách sẽ có những quy định nhỏ bên trong để kiểm soát đội ngũ làm đúng. Trong mỗi quy định sẽ có nhiều quy trình để hướng dẫn thao tác thực hiện.

Ví dụ: phòng vận tải ở trên có thể xây dựng 2 chính sách lớn.

- Chính sách vận chuyển hàng thu mua.

- Chính sách vận chuyển hàng cho khách.

trong c.s vận chuyển cho khách, có thể đi kèm 1 số quy định (demo) sau

+ Quy định giao chứng từ cho khách.

+ Quy định thời gian giao hàng.

+ Quy định về bàn giao hàng cho khách.

.... 

 

Theo thời gian, những quy định và các bộ quy trình hướng dẫn sẽ dựa trên thực tế để cải tiến, bổ sung cho chặt chẽ hơn từ câc nhà quản lý cấp trung của công ty theo thời gian.

Cũng chính vì xây BMS vô cùng kỳ công, nên nhiều doanh nghiệp khi mở rộng qua mảng kinh doanh mới, họ chọn giải pháp nhanh hơn là đi mua lại 1 DN khác để tiết kiệm thời gian cho việc này và còn kế thừa được thương hiệu và kênh bán hàng có sẵn. Các bài viết là kinh nghiệm, trải nghiệm thực tế của riêng tôi, tôi không bắt bạn làm hay nghe theo, chỉ nên tham khảo là chính. Chúc anh/chị/em 1 ngày may mắn.

 

- Fb Nguyễn Tuấn Hùng -

AdvertisementADS