Vài điều mình muốn mọi người hiểu về Email

Dẫu những sai lầm mình kể ra sau đây chẳng có gì mới mẻ, nhưng không hiểu sao mình vẫn bắt gặp nó hàng ngày – từ những bạn sinh viên tới cả những bạn đã đi làm vài ba năm.
 
AdvertisementADS

Đồng ý là chẳng ai dạy chúng ta viết email trong trường học cả, nhưng nếu mà có ý thức thì có lẽ ai cũng biết mình có thể học và cải thiện nó như thế nào. Vài lỗi sai rất phổ biến này, hi vọng là ai đó ngang qua đây và thấy mình còn mắc, thì cùng rút kinh nghiệm để sửa nhé.

Vài điều mình muốn mọi người hiểu về Email

Vài điều mình muốn mọi người hiểu về Email

1. Email là dùng để giao tiếp. Giao tiếp hiệu quả thì phải có đầu có cuối, có chủ đề, mục đích rõ ràng. Có bạn gửi bài viết cho mình mà chỉ attach mỗi cái file, subject là tiêu đề bài viết, không thèm thưa gửi câu nào. Thậm chí còn copy paste mỗi nội dung bạn viết vào nền email, chẳng đầu chẳng cuối. Bài dù hay tới mấy, mình cũng không bao giờ muốn mất thời gian phản hồi.

2. Email gửi đi rồi thì không bao giờ có thể lấy lại, xóa đi. Vậy nên đừng gửi nếu bạn không có ý định gửi. Hoặc hãy chắc chắn đọc lại những gì mình gửi trước khi nhấn send.

3. Email giờ không phải là email thời mới có Internet những năm 2000 nữa, làm ơn đừng dùng những email kiểu thotrangdethuong@gmail.com hay là emgaimua@gmail.com để dùng cho công việc hoặc trao đổi với những người khác nữa.

4. Đã mất công tạo email thì hãy cố điền cho đủ First Name với Last Name để người ta còn biết ai gửi tới cho mình nhé, đừng để trống, cũng đừng dùng tên gỉa hoặc nick name.

5. Cố gắng tạo một vài dòng chữ ký ở dưới email: tên đầy đủ, chức danh hoặc tổ chức của bạn. Không biết tạo thì search google.

AdvertisementADS

6. Cài đặt email để lựa chọn khi ấn trả lời thì sẽ bao gồm cả những gì bạn đã viết trước đó, thay vì tạo 1 email mới, nếu không người nhận sẽ không thể theo dõi hoặc nhớ được loop mail trước đó các bạn đang nói về cái gì.

7. Sẽ có những bức thư được gửi cho nhiều người cùng một lúc, chẳng hạn như phòng nhân sự yêu cầu các nhân viên xác nhận đi du lịch tháng tới. Đừng reply all vì nó sẽ làm phiền rất rất nhiều người. Chỉcần reply đúng người cần rep thôi.

8. Email tồn tại vĩnh viễn, có thể dễ dàng fwd và lưu trữ. Nó có thể “phản bội” lại bạn đấy nên hãy cẩn trọng khi giao tiếp trên email.

9. Mượn máy tính một người bạn và gửi thư của bạn đi. Hãy đọc đi, font chữ có to quá hay nhỏ quá không? Trình bày có đúng chuẩn không? Lệch lạc ra sao? Tự mình xem và đánh giá nhé.

10. Làm ơn đừng để những thông điệp kiểu “Đừng in email của bạn để tiết kiệm” rồi “Giấy là rừng”… Mình không thấy nó hiệu quả. Thậm chí còn làm phiền tới các loại cây trên đời này.

Trước khi gặp bạn, người ta sẽ đánh giá bạn qua email mà bạn soạn và gửi. Đừng để người ta đánh giá sai, hoặc thấp hơn những gì bạn thực sự có.

(Nguồn Fb Linh Phan)

TAGS

email

AdvertisementADS